Пропускной режим на складе: как оформить проход водителей и подрядчиков

Доступ сотрудников на складе обычно давно настроен: карты выданы, зоны разведены, кладовщик не попадает в серверную. Разваливается режим не здесь. Он разваливается в семь утра, когда к воротам подъезжает машина с товаром: у водителя карты нет и не будет, охранник открывает дверь своим ключом, и единственная запись о том, кто зашёл на склад, остаётся у охранника в голове.

За неделю таких людей на складе проходит больше, чем штатных сотрудников: экспедиторы, монтажники подрядчика, курьеры, комиссия на инвентаризации, представитель арендодателя. Общее у них одно — они приезжают один-два раза, и схема «своя карта на каждого» на них не рассчитана. Разбираем, как оформляется их проход и что для этого нужно на объекте.

Разовый пропуск: что это технически

Разовый пропуск — не отдельная система и не дополнительный модуль, а режим работы того же оборудования, которое стоит на входе. Разница в том, как заведена учётная запись и что с ней происходит после ухода человека.

Временная карта из обменного фонда. На посту лежит запас одинаковых карт, не закреплённых ни за кем. Человек оставляет документ, получает карту, на выходе меняет обратно. Карта не привязана к имени, и это нормально: оборудованию достаточно знать, что прошла карта № 14, а кому она выдана сегодня — знает журнал выдачи на посту.

Пропуск с датой окончания. Учётная запись заводится сразу с ограничением по сроку: бригада работает до пятницы — доступ гаснет в пятницу вечером сам. Отличие от «выдали и потом не забыть отобрать» в том, что забывать нечего.

Ограничение по времени и дням недели. Карта подрядчика открывает вход с восьми до шести и не открывает в воскресенье. Настраивается один раз на группу доступа, а не на каждого отдельно.

Отдельная группа «гости». Все временные пропуска живут в одной группе с одинаковыми правами: вход, коридор, нужный участок. Меняются правила — правится группа, а не десяток записей. Это же даёт чистую выборку в журнале: все проходы по гостевым картам за месяц вынимаются одним фильтром.

Базовый набор — срок действия, расписание и группы — есть практически во всём, что мы ставим; конкретика зависит от контроллера и программы, варианты собраны в каталоге систем контроля доступа. Разграничение доступа между участками самого склада — отдельная тема, она разобрана в статье про СКУД для складов.

Водители и транспорт: это два разных пропуска

Частая ошибка — считать, что «пропустили машину» и «пропустили человека» одно и то же действие. На складе это два независимых события, и оформляются они по-разному.

Машина заезжает на территорию. Работает въездная группа: шлагбаум или ворота, камера на номер. Водитель при этом может вообще не выйти из кабины, а внутрь здания не попасть — разгрузка идёт через рампу. Как устроена въездная группа, разобрано в материале про организацию въезда на логистический комплекс.

Водитель заходит внутрь. Вот это и есть пропускной режим: отметка на посту, временная карта, сопровождение до зоны приёмки. Пропуск на машину его не заменяет — номер на воротах ничего не говорит о том, сколько человек вышло из кабины и куда они пошли.

Раздельные контуры выручают при разборах: по въезду видно, сколько машина простояла на площадке, по проходу — кто из неё заходил в здание и как долго там был.

Сопровождение: кто встречает и кто закрывает пропуск

Техника выдаёт карту, но режим держится на договорённости, кто за человека отвечает. Минимальная схема, которая работает без регламента на двадцать страниц:

У каждого гостя есть принимающий. Конкретный сотрудник склада, а не «охрана»: он вызвал человека, он его встречает, ему приходит уведомление о приезде.

Маршрут ограничен заранее. Гостевая группа открывает вход и путь до нужного участка — и больше ничего. Это надёжнее, чем объяснять на словах, куда не заходить.

Пропуск закрывает тот, кто выдал. На выходе карта возвращается на пост и уходит обратно в фонд. Человек уехал, карту не вернув — запись блокируется в тот же день, а не в конце месяца при ревизии. Дорого стоит не пластик, а открытый доступ, о котором никто не помнит.

Что нужно на объекте

Точка выдачи на посту. Рабочее место, где лежит фонд карт и ведётся журнал выдачи. Обычно это уже существующий пост охраны: добавляются компьютер с программой и настольный считыватель для записи карт.

Считыватель или турникет на входе в здание. Через него идут и сотрудники, и гости: отдельная дверь «в обход» означает, что гостевые проходы в журнал не попадут.

Обменный фонд карт. Запас считается по пиковому дню, а не по среднему числу посетителей: в день инвентаризации или приёмки крупной партии карт нужно заметно больше обычного.

Терминал распознавания лиц — для постоянных подрядчиков. Тем, кто ездит на объект месяцами, карта только мешает: её теряют и забывают. Такого человека заводят один раз в терминале.

Монтаж на действующем складе

Трасса до поста. Пост охраны часто стоит отдельно от здания, и кабель до него — самостоятельная работа: в земле в трубе или по существующей эстакаде. На складе это чаще всего и оказывается самой недооценённой частью сметы.

Автономность. Пропала связь с сервером — контроллер продолжает пускать людей по своей памяти и копит события, связь вернулась — журнал догружается. Питание страхуется источником бесперебойного питания.

Холодный вход. Считыватель на улице или в неотапливаемом тамбуре берётся в уличном исполнении. Комнатный терминал зимой начинает тормозить и гаснуть, а переставлять его потом дороже, чем сразу выбрать подходящий.

Отгрузки не останавливаются. Монтаж разбивается на этапы: шумные работы уводятся в ночные окна или выходные, на время замены точки прохода люди пускаются через соседний вход. Схему согласовываем до начала работ, а не в первый день.

Обслуживание: из-за чего режим разваливается через полгода

Выгрузка журнала по графику. Журнал нужен не сам по себе, а когда что-то случилось. Если его полгода никто не открывал, к моменту разбора выясняется, что часть событий не дошла из-за обрыва связи, — а заметить это можно только регулярной выгрузкой.

Ревизия фонда карт. Раз в квартал фонд пересчитывается, потерянные карты блокируются, лишние записи в группе «гости» чистятся. Без этого через год в системе висят живые пропуска людей, которые давно не приезжают.

Ответственный за выдачу — один и по имени. Не «смена», а человек, к которому переходит фонд при передаче дежурства, со сверкой остатка. Это пять минут, и именно они не дают картам разойтись по рукам.

Журнал на объекте отвечает на вопрос «кто прошёл через эту дверь». Когда вопрос шире — кто был на объекте, сколько времени там провёл и как это выглядит по нескольким площадкам сразу, — задача решается облачной аналитикой: об этом парный материал про журнал присутствия на Glazok. Одно другому не мешает: доступ остаётся на объекте, картина по людям собирается в облаке. Видеонаблюдение, которое обычно ставят вместе с пропускным режимом, — в решении для склада.

Вопросы и ответы

Как выдать пропуск водителю, который приезжает один раз?

Временной картой из обменного фонда: водитель оставляет документ на посту, получает карту с гостевыми правами и возвращает её на выходе. Заводить на него именную запись не нужно — карта общая, а привязка «кто взял карту № 14 и во сколько» остаётся в журнале выдачи.

Что делать, если подрядчик не вернул карту?

Заблокировать её в программе в тот же день. После блокировки карта не открывает ничего, найдётся она потом или нет — уже неважно. Поэтому в фонде и держат обезличенный пластик: потеря стоит цену карты, а не перевыпуска всех пропусков.

Нужно ли заводить каждого водителя в систему?

Нет, обычно это лишняя работа. Именная запись оправдана, когда человек ездит регулярно и его проходы нужно видеть отдельно — водитель постоянного перевозчика, инженер обслуживающей компании. Разовым визитам достаточно гостевой карты: если человек приезжает раз в месяц, оформить его на посту дешевле, чем вести на него запись.

Как оформить проход комиссии на инвентаризации?

Это как раз случай, под который делается запас в обменном фонде. Комиссия приходит группой и в известный день, поэтому карты готовятся заранее и настраиваются на один день с ограничением по времени. Маршрут задаётся гостевой группой доступа, встречает комиссию конкретный сотрудник склада. Вечером карты возвращаются на пост, и в журнале остаётся, кто и сколько времени был в зоне хранения.

Рассчитаем пропускной режим под ваш склад

Расскажите, что на объекте уже стоит, сколько посторонних проходит в обычный день и в пиковый, есть ли отдельный пост на въезде. Специалист выезжает на объект, смотрит входную группу и пути прохода, считает систему контроля доступа вместе с монтажом — с учётом того, что склад работает.